Open Space Technology: Selbstorganisierte Konferenzen & Workshops

Entwickelt von Harrison Owen in den 1980er Jahren, hat Open Space Technology seither hunderttausende Anwendungen weltweit erfahren – von 5 bis über 2.000 Teilnehmern, in Unternehmen, Gemeinden und sozialen Bewegungen. Das Format funktioniert, weil es ein Grundprinzip menschlicher Zusammenarbeit aktiviert: Menschen engagieren sich für das, was ihnen wichtig ist.

Das Prinzip: Struktur durch Selbstorganisation

Open Space funktioniert ohne vorgegebene Agenda, ohne Referenten, ohne feste Sessions – und produziert dennoch fokussierte, produktive Arbeit. Das scheinbare Paradox löst sich auf, wenn man die Grundprinzipien versteht.

Die Prinzipien

Diese Prinzipien befreien von der Tyrannei der Kontrolle. Teilnehmer müssen nicht auf einen Experten warten, um zu starten. Sie müssen nicht bleiben, wenn ein Gespräch sie nicht bereichert. Sie können jederzeit eine neue Session eröffnen.

Das Gesetz der zwei Füße

Das „Gesetz der zwei Füße" – in neueren Ausgaben von Owens Guide auch „Law of Mobility" genannt – ist das Herzstück von Open Space: Wenn du weder lernst noch beiträgst, nutze deine zwei Füße und geh woanders hin. Dieses Gesetz legitimiert das Verlassen langweiliger Sessions – ohne Unhöflichkeit. Es erzeugt einen natürlichen Qualitätsfilter: Interessante Gespräche ziehen Menschen an, uninteressante leeren sich.

Das Gesetz ermutigt zwei Rollen:

• Hummeln: Menschen, die von Session zu Session wandern und dabei Ideen bestäuben (Cross-Pollination)
• Schmetterlinge: Menschen, die am Rand sitzen und informelle Gespräche führen – oft entstehen dort die wertvollsten Erkenntnisse

Harrison Owen berichtet, dass einige der wichtigsten Ergebnisse bei Open Space in den Kaffeepausen und Randgesprächen entstehen, nicht in den formalen Sessions.

Ablauf: Vom leeren Raum zur vollen Agenda

Phase 1: Opening Circle (30–60 Minuten)

Alle Teilnehmer sitzen im Kreis. Der Facilitator erklärt das Format, die Prinzipien und das Gesetz der zwei Füße. Dann beginnt die Marktplatz-Phase: Wer ein Thema hat, kommt in die Mitte, nennt sein Thema, schreibt es auf ein Blatt und hängt es an die Themenwand.

Der Moment, in dem die erste Person aufsteht und ihr Thema nennt, ist oft zögerlich. Nach den ersten zwei oder drei wird es zum Selbstläufer. Innerhalb von 20–30 Minuten füllt sich die Themenwand mit 15, 30 oder 100 Sessions – je nach Gruppengröße.

Wichtig: Der Facilitator mischt sich inhaltlich nicht ein. Er erklärt den Prozess, ermutigt zur Teilnahme, aber bewertet keine Themen.

Phase 2: Marktplatz (15–20 Minuten)

Nach der Themensammlung: Die große Agenda-Wand zeigt Zeitslots und Räume. Themengebende kleben ihre Sessions in freie Felder. Dann gehen alle Teilnehmer zur Wand und notieren sich ihren persönlichen Zeitplan.

Überlappungen und Konflikte lösen sich von selbst: Wer sein Thema in einen belegten Slot gesetzt hat, wechselt. Wer zwischen zwei interessanten Sessions entscheiden muss, nutzt das Gesetz der zwei Füße und besucht beide teilweise.

Phase 3: Sessions (Hauptteil, 2–8 Stunden)

Die Sessions laufen parallel in verschiedenen Räumen. Jede Session wird vom Themengebenden eröffnet, aber nicht kontrolliert – das Gespräch entwickelt sich organisch. Der Themengebende dokumentiert die Ergebnisse.

Session-Struktur (typisch 60–90 Minuten):

1. Themengebender stellt seine Frage/sein Anliegen vor (5 Min.)
2. Offene Diskussion (40–70 Min.)
3. Dokumentation der Erkenntnisse und Action Items (10 Min.)

Die Dokumentation ist wichtig. Am Ende des Open Space werden alle Session-Protokolle gesammelt und zu einem „Book of Proceedings" zusammengestellt – oft noch am selben Tag.

Phase 4: Closing Circle (30–60 Minuten)

Zum Abschluss versammeln sich alle wieder im Kreis. Freiwillige teilen Erkenntnisse, Überraschungen, Commitments. Der Facilitator schließt den Raum und würdigt die kollektive Arbeit.

Manche Open Spaces enden mit einem „Action Planning": Konkrete nächste Schritte werden vereinbart. Andere bleiben bei der Reflexion. Beides ist valide – abhängig vom Ziel des Open Space.

Wann Open Space funktioniert – und wann nicht

Open Space ist nicht für jede Situation geeignet. Das Format braucht bestimmte Bedingungen, um seine Kraft zu entfalten. Unter falschen Bedingungen scheitert es spektakulär.

Ideale Voraussetzungen (nach Harrison Owen)

• Ein echtes Thema: Ein Problem oder eine Frage, die die Menschen wirklich bewegt
• Komplexität: Das Thema hat keine einfache Lösung
• Diversität: Unterschiedliche Perspektiven sind nötig und vorhanden
• Leidenschaft: Menschen haben starke Meinungen zum Thema
• Konflikt: Es gibt unterschiedliche Interessen oder Sichtweisen
• Dringlichkeit: Die Zeit für traditionelle Planung fehlt

Wann Open Space scheitert

Ein typisches Negativbeispiel: Das Management hat die Ergebnisse vorab definiert. Die Teilnehmer merken so etwas sofort. Die Sessions werden zu Pflichtübungen, das Gesetz der zwei Füße zur Farce. Ein Open Space, der nicht offen ist, ist schlimmer als kein Open Space.

Die Rolle des Facilitators

Der Open Space Facilitator ist kein Moderator im klassischen Sinne – er hält den Raum, erklärt den Prozess und tritt dann zurück. Die beste Open-Space-Facilitation ist nahezu unsichtbar.

Was der Facilitator tut

• Raum vorbereiten (Kreis, Themenwand, Materialien)
• Format und Prinzipien erklären
• Zur Themeneinreichung ermutigen
• Zeitansagen machen (dezent)
• Dokumentation organisieren
• Closing Circle moderieren

Was der Facilitator NICHT tut

• Themen bewerten oder ablehnen
• Sessions inhaltlich leiten
• Für Balance oder Vollständigkeit sorgen
• Experten einladen
• Ergebnisse vorhersagen oder steuern

Das Loslassen ist für viele Facilitatoren die größte Herausforderung. Wer gewohnt ist zu moderieren, zu strukturieren, zu kontrollieren, muss bei Open Space radikal umdenken. Die Weisheit liegt in der Gruppe, nicht beim Facilitator.

Raumsetup und Materialien

Der physische Raum muss Selbstorganisation ermöglichen: flexibel, offen, mit verschiedenen Zonen für Sessions unterschiedlicher Größe.

Benötigt

• Großer Hauptraum: Für Opening/Closing Circle (alle im Kreis)
• Session-Räume: Je nach Teilnehmerzahl 4–20 Räume oder Ecken
• Themenwand: Große Fläche für die Agenda-Matrix
• Materialien: Große Papierbögen, Marker, Klebeband, Stifte
• Dokumentations-Station: Computer/Drucker für Session-Protokolle

Raumberechnung

• Opening/Closing: 1–2 m² pro Person (Stuhlkreis)
• Sessions: Räume für 5–30 Personen, je nach erwarteter Verteilung
• Flex-Bereiche: Sofas, Stehbereiche für informelle Gespräche

Typischer Zeitrahmen

Open Space in Organisationen

Open Space eignet sich hervorragend für organisationale Transformation, Strategieentwicklung und Innovation – überall dort, wo Engagement und Eigenverantwortung wichtiger sind als Kontrolle.

Typische Anwendungen

• Strategiekonferenz: 100 Führungskräfte entwickeln strategische Initiativen
• Innovation Summit: Mitarbeiter pitchen und entwickeln Produktideen
• Post-Merger-Integration: Mitarbeiter beider Unternehmen finden Gemeinsamkeiten
• Community-Engagement: Bürger gestalten lokale Initiativen
• Barcamp: Hybrid aus Open Space und Konferenz

Beispiele aus der Praxis

Wikimedia veranstaltet die jährliche Wikimania-Konferenz mit Unconference-Elementen. Zahlreiche Tech-Unternehmen nutzen Open Space für interne Innovation Jams.

Häufige Stolperfallen und Lösungen

Stolperfalle 1: Niemand will ein Thema einreichen

Problem: Die Stille nach „Wer hat ein Thema?" – peinlich und lähmend.

Lösung: Vor dem Open Space Themen teasen, aber nicht vorab sammeln. Einige vertrauenswürdige Personen bitten, als „Eis-Brecher" bereit zu sein. Den Moment der Stille aushalten – er löst sich meist von selbst.

Stolperfalle 2: Wenige Themen dominieren, andere bleiben leer

Problem: Drei Sessions haben 50 Teilnehmer, zehn Sessions haben niemanden.

Lösung: Das ist normal und gewollt! Das Gesetz der zwei Füße reguliert natürlich. Leere Sessions können zusammengelegt werden oder der Themengebende nutzt die Zeit für Einzelgespräche.

Stolperfalle 3: Sessions werden zu Präsentationen

Problem: Der Themengebende hält einen Vortrag statt eine Diskussion zu ermöglichen.

Lösung: Im Opening klarstellen: „Du startest das Gespräch, du führst es nicht." Nach 5 Minuten sollte der Themengebende mehr zuhören als reden.

Stolperfalle 4: Keine Dokumentation

Problem: Wertvolle Erkenntnisse verpuffen, weil nichts aufgeschrieben wurde.

Lösung: Dokumentationsvorlage bereitstellen. Themengebende explizit zur Dokumentation auffordern. Zentrale Sammelstelle für Session-Protokolle einrichten.

Remote Open Space

Open Space kann virtuell durchgeführt werden – mit Zoom-Breakout-Rooms und digitalen Whiteboards für die Themenwand. Die Selbstorganisation funktioniert, aber das informelle Wandern und die Kaffeepausen-Magie fehlen.

Anpassungen für Remote

• Digitale Themenwand: Miro oder Mural mit Session-Grid
• Breakout-Rooms: Als Session-Räume
• Liberales Wechseln: Teilnehmer können jederzeit Breakout-Room wechseln
• Chat als Flüster-Kanal: Für Hummeln und Schmetterlinge
• Kürzere Sessions: 45 statt 90 Minuten (Online-Ermüdung)

Praxis-Tipp: Explizite „Hallway"-Breakout-Rooms einrichten – Räume ohne Thema für informelle Gespräche. In physischen Open Spaces passieren diese Gespräche automatisch; online müssen sie intentional geschaffen werden.

Fazit: Vertrauen in kollektive Intelligenz

Open Space Technology ist ein Vertrauensakt. Das Format vertraut darauf, dass Menschen wissen, was wichtig ist. Dass die richtigen Gespräche stattfinden werden. Dass Selbstorganisation bessere Ergebnisse liefert als zentrale Planung.

Dieses Vertrauen wird regelmäßig belohnt. Open Spaces produzieren Engagement, das kein Management-Meeting erreicht. Sie generieren Ideen, die keine Agenda vorhergesehen hätte. Sie schaffen Ownership, weil Menschen sich für das einsetzen, was sie selbst eingebracht haben.

Für Organisationen, die bereit sind, Kontrolle loszulassen, ist Open Space eines der mächtigsten Werkzeuge. Die Frage ist nicht, ob die Methode funktioniert – sie funktioniert seit 40 Jahren. Die Frage ist, ob die Organisation bereit ist für echte Partizipation.

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